Die Verarbeitung sensibler Gesundheitsdaten gehört zum Arbeitsalltag von Agenturen der 24-Stunden-Betreuung. Gleichzeitig stellt die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hohe Anforderungen an die rechtskonforme Einholung und Dokumentation der erforderlichen Einwilligungen.

Mit CareOrganise erstellen Agenturen individuelle, digital signierbare Einwilligungserklärungen auf Knopfdruck und erfüllen ihre datenschutzrechtlichen Verpflichtungen effizient, nachvollziehbar und rechtssicher.

Sensible Daten in der 24-Stunden-Betreuung

Als Vermittlungsagentur in der 24-Stunden-Betreuung arbeiten Sie täglich mit einer Vielzahl personenbezogener Daten. Neben Kontaktdaten werden auch Gesundheitsdaten, Informationen zu Pflegestufen oder individuellen Betreuungsbedürfnissen Ihrer Klienten verarbeitet. Diese Daten zählen zu den besonders schützenswerten personenbezogenen Daten und unterliegen den strengen Vorgaben der DSGVO. Umso wichtiger ist eine sichere, nachvollziehbare und rechtskonforme Verarbeitung.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen der DSGVO

Bei der Verarbeitung von Gesundheitsdaten gelten besonders strenge Datenschutzvorschriften. Ist für die Verarbeitung eine Einwilligung erforderlich, muss diese ausdrücklich und nachweisbar erteilt werden. Stillschweigen oder bereits angekreuzte Kästchen reichen dafür nicht aus. Die DSGVO stellt damit besonders hohe Anforderungen an die Einholung und Dokumentation der Einwilligung.

Was sind sensible Daten?

Als besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) gelten unter anderem Informationen über:

• den Gesundheitszustand (z. B. Diagnosen, Krankenakten oder Pflegeinformationen)
• das Sexualleben oder die sexuelle Orientierung
• die rassische oder ethnische Herkunft
• politische Meinungen sowie religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen
• die Gewerkschaftszugehörigkeit
• genetische und biometrische Daten (z. B. Fingerabdrücke oder Gesichtserkennung)

Für die Verarbeitung dieser Daten gelten besonders strenge datenschutzrechtliche Anforderungen.

Wann ist die Zustimmung „ausdrücklich“?

Ist für die Verarbeitung sensibler Daten eine Einwilligung erforderlich, muss diese ausdrücklich erteilt werden. Die betroffene Person muss ihre Zustimmung aktiv, bewusst und eindeutig erklären.

Das bedeutet in der Praxis:

• Aktive Handlung: Die Einwilligung muss beispielsweise durch eine Unterschrift oder das bewusste Setzen eines Kontrollkästchens in einem Online-Formular erfolgen.
• Transparenz: Die betroffene Person muss verständlich darüber informiert werden, welche Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck dies geschieht und wer die Daten verarbeitet.
• Nachweisbarkeit: Der Verantwortliche muss jederzeit nachweisen können, dass eine gültige Einwilligung erteilt wurde. Deshalb werden Einwilligungen häufig schriftlich oder elektronisch dokumentiert.

Die Lösung: Automatisierte Einwilligungserklärungen mit CareOrganise

Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen mag auf den ersten Blick mit erheblichem organisatorischem Aufwand verbunden sein. Eine moderne Branchensoftware wie CareOrganise unterstützt Sie jedoch dabei, diese Prozesse effizient und rechtskonform abzuwickeln.

Ein zentrales Werkzeug ist die Einwilligungserklärung zur Datenverarbeitung. CareOrganise erleichtert deren Erstellung, Einholung und Dokumentation:

• Erstellung mit wenigen Klicks: Die Einwilligungserklärung ist direkt in den Checklisten einer Vermittlung oder Betreuung integriert und kann jederzeit automatisch erstellt werden.
• Individuell anpassbar: Die Erklärungen lassen sich für die unterschiedlichen Vertragsverhältnisse – Agentur–Klient, Agentur–Betreuungsperson sowie Betreuungsperson–Klient – individuell erstellen.
• Digitale Unterschrift: Die Einwilligung kann direkt elektronisch unterschrieben werden, beispielsweise vor Ort auf einem Tablet. Das unterschriebene Dokument wird anschließend automatisch und revisionssicher im System gespeichert.
• Volle Transparenz: Die zu verarbeitenden personenbezogenen Daten sowie die jeweiligen Verarbeitungszwecke können in der Einwilligung klar und nachvollziehbar dargestellt werden. Dadurch schaffen Sie Transparenz für alle Beteiligten und erfüllen die Dokumentationsanforderungen der DSGVO.

Machen Sie Ihre Agentur DSGVO-fit!

Die Einhaltung der DSGVO ist weit mehr als eine gesetzliche Verpflichtung. Gut strukturierte Datenschutzprozesse schaffen Vertrauen bei Klienten und Betreuungspersonen, reduzieren den administrativen Aufwand und erhöhen die Rechtssicherheit Ihrer Agentur.

Mit CareOrganise digitalisieren Sie die Einholung und Verwaltung von Einwilligungserklärungen und gewinnen wertvolle Zeit für das Wesentliche – die Betreuung Ihrer Klienten und die Zusammenarbeit mit Ihren Betreuungspersonen.